Contrato por tiempo y materiales: sus beneficios

A la hora de realizar un proyecto de desarrollo de software, se debe llevar a cabo un contrato entre las partes involucradas. Se trata de un documento base que fija el alcance, plazo y pagos a realizar.

La elección del tipo de contrato a firmar con la otra parte es algo fundamental e influenciará considerablemente el resultado y el presupuesto final del proyecto. Las consecuencias de elegir un modelo de cooperación incorrecto pueden ser serias, desde no tener modo de cambiar o reemplazar funciones hasta finalizar con un producto apresurado o sin terminar. Por lo tanto, es importante pensar detenidamente sobre el tipo de contrato que mejor se adaptará a tus necesidades.

En este artículo te contamos lo más importante de cada una de las dos modalidades y qué cosas hay que tener en cuenta para hacer una buena elección. Además, las características y usos de un contrato por tiempo y materiales y sus beneficios en comparación con un contrato de precio fijo.

Contrato de precio fijo

Este tipo de contrato, también conocido como llave en mano, busca establecer un precio fijo por una determinada cantidad de funcionalidades.

Tradicionalmente, es el contrato que más se utilizaba en el desarrollo de software. Pero presenta una serie de dificultades y trae un nivel de incertidumbre que es difícil de minimizar.
A lo largo de cada proceso de desarrollo, es muy común que surja la necesidad de salir de ese alcance inicial que se establece de antemano. Es natural, ya que el proceso en sí siempre descubre oportunidades de mejora que podrían modificar la estimación inicial. Por eso es importante tener en claro las desventajas de este contrato. Y el impacto que puede tener la implementación de nuevas funcionalidades, que bajo esta modalidad no se podrían incluir o tener en cuenta. Y en caso de querer incluirlas a pesar de no haberlas estimado al principio, requeriría de mayor tiempo y mayores recursos para poder gestionar su inclusión.

Principales características del contrato de precio fijo:

El comienzo y el fin del proyecto están delimitados por el precio y la estimación iniciales.
Los requerimientos son claros y están delimitados desde el inicio.
Los costos son estrictos y el cliente los conoce desde antes de iniciar el proyecto.

Las desventajas de este contrato:

La falta de flexibilidad, dada por el límite de presupuesto y las estimaciones iniciales.
Mayor tiempo y más recursos de gestión a la hora de implementar cambios. A lo largo del proceso de desarrollo, es frecuente detectar que ciertas funcionalidades o características establecidas en el contrato no son necesarias, y al revés. A veces se necesitan algunas que no se determinaron al inicio.
Modificar el alcance del proyecto requiere procedimientos adicionales y más tiempo de gestión, que no se justifican cuando los cambios son pequeños.
Mayor riesgo de reclamos o de solicitudes de cambios.
Menor calidad, ya que en ocasiones se busca acelerar el desarrollo del modo que sea para no exceder el presupuesto, dando como resultado entregables defectuosos.

¿Cuándo elegir un contrato de precio fijo con seguridad?

Hay casos en los que, en principio, la elección de un contrato de precio fijo o llave en mano no presentaría mayores dificultades.

Ellos son:

MVP muy básico y con un Discovery realizado previamente.
Proyectos o mini-proyectos que sean prueba de concepto.

Contrato por tiempo y materiales

En la actualidad, las prácticas ágiles dieron lugar a una forma diferente y más flexible de gestionar proyectos y estimar el tiempo y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Se trata del contrato por tiempo y materiales.
Este modelo funciona sobre la base de un principio completamente diferente al modelo de precio fijo. En lugar de pagar una suma fija desde el principio por todo el desarrollo, se le paga al equipo de software por las horas necesarias para terminar un proyecto determinado. Y también por todos los materiales que utilizan en la creación del mismo.

Este tipo de contrato cuenta con dos componentes fundamentales:

– un valor fijo: el costo por hora. Por lo general es inmutable, sólo puede sufrir un ajuste en base a alguna regla definida por el paso del tiempo.
– un valor variable: las horas que se invierten en el proceso de trabajo.

¿Por qué es tan útil este tipo de contrato?

Este modelo es útil cuando no se puede estimar con precisión cuánto costará el proyecto o cuánto tardará en completarse, por eso no existen ni un precio fijo ni plazos rígidos.
Es un esquema ideal para la creación de productos digitales que requieren una buena parte de creatividad y conocimiento técnico especializado. Encaja perfecto con la agilidad, permite la modificación de funcionalidades e involucra a más actores. Esto último se da debido a que otorga flexibilidad para realizar las iteraciones que sean necesarias en busca de la mejor versión.
Además, se mejoran los tiempos de entrega debido a que se evitan la presupuestación tan detallada y toda la gestión previa al inicio. Esto permite que se comience a trabajar mucho más rápido que cuando elegimos un contrato de precio fijo.
Con este tipo de contrato, el proveedor no tiene la presión de ser eficiente y optimizar las horas de trabajo utilizadas para maximizar su ganancia. Por lo tanto, no tendrá en mente agilizar o simplificar procesos o tareas, y de este modo logrará un resultado superior.

Transparencia y comunicación en el contrato por tiempo y materiales

Para llevar adelante proyectos con contratos de este tipo, lo principal es la transparencia con el cliente y la buena comunicación. Es muy importante poder transmitirle la realidad de la demanda de actividad sobre las tareas y los esfuerzos necesarios para cada cosa.

El modo de facturación es acorde a la cantidad de horas dedicadas registradas y dependen de la disponibilidad del cliente y del proveedor.

Las principales características del contrato de tiempo y materiales:

El comienzo se da de forma inmediata ya que no es necesario definir todos los detalles para comenzar. Y el fin no es tan rígido, va a depender de las necesidades que van surgiendo en el desarrollo.
Es mucho más flexible y se va adaptando todo a los requerimientos reales y a las oportunidades de mejora que van surgiendo.
Los costos no están fijos desde el principio.

Las grandes ventajas de este contrato son las siguientes:

Productos finales más completos y de mayor calidad: bajo esta modalidad, podemos mejorar la especificación del proyecto durante el proceso de desarrollo agregando nuevas funciones y características. Esto hace que la solución final sea mucho más competitiva y que genere mayor satisfacción en el cliente y en sus clientes.
Mayor flexibilidad: ya que posibilita modificar funcionalidades y características, ajustar el equipo de desarrollo, realizar rediseños e incluso cambiar el enfoque del proyecto si es necesario.
Comienzo instantáneo: podemos iniciar el proceso conociendo sólo algunas características básicas. Las demás se irán agregando a medida que avance el trabajo.
Mayor control: este modelo proporciona un mayor control sobre todo el desarrollo y posibilita decidir en qué dirección debe ir el proyecto a medida que se avanza.
Mejor visibilidad para el cliente: a lo largo del proceso, puede participar de revisiones periódicas.

¿Cuándo es ideal elegir un contrato por tiempo y materiales?

En proyectos escalables, complejos y/o a largo plazo.
Cuando es probable que los requerimientos o las necesidades cambien.
Si se desea tener un control total sobre la creación y el desarrollo del producto.
En los casos en que se necesita máxima flexibilidad.
En trabajos que requieren una forma de pago más flexible. Es la solución más rentable para proyectos a largo plazo con alcances cambiantes, sobre todo si se desea pagar sólo por el tiempo invertido.

Conclusiones

Elegir un modelo de contrato correcto es crucial para tu proyecto. Es muy importante que se adapte a los procedimientos y procesos operativos y a los requerimientos de tu empresa y sus objetivos.

En Syloper creemos que el contrato de tiempo y materiales es el se adapta mejor a nuestros valores y forma de trabajar, y nos permite alcanzar mejores resultados para nuestros clientes. Aunque tenemos muy en claro que no es el ideal para todos los proyectos.
Buscamos constantemente ser flexibles a favor de nuestros clientes y siempre sus necesidades y metas son nuestra prioridad.
Somos muy cuidadosos con el tiempo que el equipo dedica a cada tarea y utilizamos herramientas que nos permiten evidenciar las horas que se invierten en cada proyecto. Además, realizamos un balance claro sobre sobre cada trabajo y su costo.
De esta manera promovemos nuestra productividad y la transparencia entre nosotros y con nuestros clientes.

✚ Seguí leyendo:

↓↓↓

⏏ El futuro es hoy. ¿Estás listo para innovar?
❤ Somos Syloper y queremos acompañarte en tu viaje hacia la transformación digital.
✉ Comunicate con nosotros.